Derfor bør CFO’s & økonomiafdelinger bruge RPA + 3 processer du kan automatisere

Populariteten af automatisering i økonomiafdelingerne er eksploderet de seneste år og ifølge Deloitte, er RPA blevet en af de primære drivere for at øge produktivitet i disse afdelinger.

En RPA-kontorrobot er en robot, som kan navigere på en computer i stil med et menneske & bruges til at automatisere digitale repetitive processer.

Udover at frigøre en masse ressourcer og få mere tid er der også andre grunde til at automatisere:

Derfor bør du automatisere

Effektivitet & kvalitet

Hvis du får implementeret RPA kontorrobotter optimalt, er det en utrættelig del af din arbejdsstyrke, som ikke skal bruge middagspauser eller for den sags skyld søvn. De kan arbejde 24/7 på repetitive kedelige opgaver, som de fleste helst vil være foruden. Disse opgaver er samtidigt eksponeret for menneskelige fejl, hvorimod RPA-robotter udfører opgaverne til perfektion, som øger kvaliteten af arbejdet. Dette gør det også lettere at overholde compliance regler, da en robot ikke har en dårlig dag hvor den glemmer vigtige del-opgaver. Så alt i alt øger RPA kontorrobotter effektivitet, kvalitet og frigør ressourcer til mere værdiskabende arbejde

Få en konkurrencemæssig fordel eller undgå at blive udkonkurreret

Bruger dine konkurrenter allerede RPA og kan lave de samme opgaver til perfektion, men bruger 30-40% færre timer på det? Hvis du vil undgå af falde bagud er RPA et vigtigt værktøj til at indhente konkurrenter eller selv forøge forspringet til de andre på markedet.

RPA leverer korte tilbagebetalingstider pga. lave integrationsomkostninger samt hurtige resultater og er præcis den type af investeringer, som økonomidirektører/CFO’s dagdrømmer om, når afdelingen løber rundt for at nå det hele.

Ulemper ved manuelt arbejde og fordele ved RPA

3 Eksempler på processer, som kan automatiseres i økonomiafdelingen

RPA-robotter kan opsættes så de følger bestemte regler og protokoller og udfører dem med præcision som øger compliance og reducerer omkostninger. Jeg har håndplukket 3 eksempler herunder, som viser en brøkdel af hvad vi kan automatisere:

1.     Generer rapporter – f.eks. daglige Profit/loss rapporter

Aktuelt data er essentielt – specielt i konkurrenceprægede markeder. Med en RPA-kontorrobot, kan du samle data fra forskellige rapporter, validere data og udarbejde én samlet rapport helt uden nogen manuelle processer og følge alle compliance regler.

Robottens opgaver:

  • Skaffe data fra forskellige rapporter og systemer.
  • Udarbejde en rapport med indsamlede data som en P&L rapport.
  • Validere data.
  • Aflevere rapporten som en mail til relevante modtagere.

2.     Kreditor og debitor håndtering – Bogføring af faktura

Bogføring af faktura er meget gentagelig opgave, som faktisk kan automatiseres og skabe solide resultater. En robot kan blive sat op, og hvis den modtager en email skal den gå i gang med at bogføre den vedhæftede faktura (Eller overvåge en mappe på en computer for filer). Den kan herefter gå ind i bogføringsprogrammet og bogføre på baggrund af dataen i fakturaen.

Robottens opgaver:

  • Robotten går i gang med processen, hvis den modtager en email, hvor der er en vedhæftet fil og emnelinjen indeholder ordet ”faktura”.
  • Næste step er, at bruge opsætte en machine learning model, som kan genkende data på faktura i modtager. Her kan den se hvor faktura’en er fra, beløb, dato osv.
  • Robotten går herefter ind i bogføringsprogrammet og bogfører fakturaen og gemmer en kopi i en udvalgt mappe på virksomhedens server.

Man kan også opsætte et mellem step, hvor den f.eks. sender en besked over Microsoft Teams til en person, hvor de først skal acceptere eller afvise bogføring af en faktura (Se eksempel på billedet herunder).

Eksempel på besked sendt af robotten til en person på Microsoft Teams

3.     Kontoafstemning – Skaffe kontoudtog fra banken og sammenligne med virksomhedens egne posteringer

Kontoafstemning er en vigtig, og ofte langtrukken, opgave. En RPA-robot kan opsættes til at hente kontoudtog fra banken og sammenligne med egne kontoudskrifter.

Robottens opgaver:

  • Logge ind på netbank ved brug af NemID. Der er typisk en NemID-nøglefil på computeren, så robotten kan logge ind.
  • Navigere rundt på netbanken og downloade kontoudtog for en givne periode.
  • Åbne begge Excel dokumenter (Eller fusionere de to dokumenter)
  • Afstemme baseret på tal og dato (Eller andre parametre)
  • Generere en rapport, som eksempelvis viser manglende posteringer.
  • Sende denne rapport til bogholder eller anden relevant person.

Hvis i gerne vil vide mere, så tøv ikke med at kontakte os til en uforpligtende samtale om, hvordan i eventuelt kan gøre brug af RPA.

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *