Økonomiafdelingen er en af de afdelinger i en virksomhed, hvor kontorrobotter kan gøre en stor forskel.
Jeg vil faktisk vove den påstånd, at kontorrobotter kan hjælpe en økonomiafdeling (Og mange andre dele af en virksomhed for den sags skyld), som en sømpistol hjælper en tømrer. Tømreren kan selvfølgelig vælge at bruge en hammer, men drejer det sig om mange søm, bliver det hurtigt mere tidskrævende og chancen for at bøje et søm i svinget er, alt andet lige, større. En kontorrobot kan udføre opgaverne langt hurtigere og med færre/ingen fejl.
I denne artikel går jeg i dybden med hvordan fakturahåndtering kan automatiseres – helt fra den modtages i mail-indbakken, godkendelse/kontrol til den bogføres i ERP systemet. For hele processen kan automatiseres med kontorrobotter/RPA.
Du kan se et eksempel på en automatiseret fakturahåndterings-proces herunder, hvor den er opdelt i 4 dele. Hvis fakturaen blot skal ind i ERP systemet, uden at kontrollere den imod en indkøbsordre, kan du springe direkte fra step 1 til 4.
1. Hvor kommer fakturaerne fra og hvordan aflæses de?
En robot tjekker løbende om der kommer nye emails til indbakken (F.eks. faktura@dapta.dk). Når der kommer en mail med en faktura, aflæser den PDF’en for data, således den ved hvem fakturaen er fra, beløb, indkøbsordre nr. og andet information.
Til dette bruger vi Microsofts AI builder til klassificering af dokumenter og udvinding af data. Hvis robotten ikke har en tilstrækkelig sikkerhed (Over 95% sikkerhed), får en fra dit team en besked om, at de skal validere det aflæste data. Det fantastiske ved machine learning er faktisk, at robotten vil lære af dette til næste gang, hvor den formentlig ikke behøver at “spørge om hjælp”.
2. Hvordan matcher den indkøbsordre med faktura?
Med en unattended robot, kan den koble sig til det pågældende ERP system, som f.eks. SAP, og søge efter nødvendig information og derefter kontrollere at alt information på fakturaen matcher med indkøbsordren.
3. Hvordan tjekker den om varen/servicen er modtaget?
Her tjekker den ligeledes i ERP systemet, hvorvidt der er en tilsvarende kvittering på, at varerne er modtaget, som matcher indkøbsordren. Hvis robotten ikke finder dette, kan den anmode en ansvarlig (Ud fra hvad der står på fakturaen) om at bekræfte at varerne/servicen er modtaget. Det kunne være over en Teams besked eller blot som email.
4. Ud fra hvilke regler bogfører robotten?
Når der bogføres i ERP systemet (SAP, Business Central, C5, Economic etc.) skal den korrekte kundekonto, dato, beløb mm. vælges i systemet. Dette er alt sammen regel-baseret – og er derfor perfekt for en robot.
Hvis der kommer en ny kontrakt ind, som der ikke allerede er opsat regler for, bliver f.eks. en bogholder, anmodet om at opdatere reglerne for denne type faktura. Disse regler kan f.eks. tastes ind som en ny linje i et Excel ark, hvor robotten læser reglerne fra. Så kan den i fremtiden automatisk bogføre fakturaen.
Machine learning
Har i en høj volume i mængden af fakturaer, kan machine learning inkluderes i processen for at øge præcision. Her analyserer machine learning algoritmen fakturaen, for at klassificere afvigelser. Har den afvigelser vil den blive sendt til manuel kontrol. Er den normal bliver den automatisk bogført. “Normalt” er dog forskelligt fra virksomhed til virksomhed, men den vil med stor sandsynlighed opfange afvigelser. En machine learning model vil f.eks. opdage en telefonregning fra Brasilien, hvis de tidligere 500 telefonregninger kommer fra Danmark. Sådan en løsning kan køre i realtid og integreres i jeres nuværende system med kontorrobotter.
Er du lidt nervøs for om robotten gør det korrekt?
Vi kan starte ud med at robotten bogfører hver faktura som en kladde, og blot informerer bogholderen om at godkende kladden. Når man efter lidt tid har fået tiltro til robotten, kan man slå 100% autopilot til.
Uanset hvor om du ønsker hele processen implementeret eller blot punkt 1 og 4, er det helt sikkert en automatisering, som kan frigive tid og ressourcer hos dig. Det kan tilmed øge kvaliteten i dine processer.
Vil du gerne vide mere, kommer vi gerne forbi til en uforpligtende samtale, for at se hvordan det kan hjælpe dig.
