RPA (Robotic Process Automation) kan frigøre dine afdelinger for kedelige og rutineprægede opgaver, så i kan fokusere på mere strategiske opgaver – og det er ikke en undtagelse i HR-afdelingen. Hvis din HR afdeling har mange rutineprægede opgaver, er det ikke udsædvanligt at frigøre imellem 20-30% af dine HR-medarbejderes tid.
For at gøre det mere håndgribeligt hvad man kan automatisere, har vi givet 2 konkrete eksempler, som kan automatiseres med RPA.
1. Onboarding af nye medarbejdere
Når der kommer en ny medarbejder til, er der data fra forskellige systemer som skal kordineres så der kan oprettes en ny bruger, e-mailadresse, give adgang til de rigtige programmer, IT-udstyr osv.
Med en RPA-robot, er det muligt automatisk at aktivere en specifik skabelon (Alt efter medarbejder) for en onboarding proces. Her kan man opsætte regler for initialer den ansatte skal have, hvilke dokumenter de skal have tilsendt, lave ID og meget mere.
Robottens steps:
- Robotten modtager en mail med et vedhæftet Excel eller PDF-dokument med information om den nye ansatte, samt hvilken skabelon der skal bruges.
- Robotten navigerer ind i forskellige systemer for at oprette den ansatte. Det er f.eks. lønsystem, laver en Outlook og Teams bruger.
- Robotten sender relevante dokumenter i den ansattes e-mail, med login info, medarbejder håndbog mm.
- Til sidst sender robotten en mail til receptionen, om med oplysninger således de kan oprette ID til den nye ansatte.
Omvendt kan der opsættes en robot som håndterer processerne i forbindelse med en medarbejder der stopper.
2. Automatisk tilpasning af løn baseret på timer
Håndtering af lønningslister er en af de mest essentielle, men ofte vigtigste processer i en virksomhed. Til trods for dette kan det være en besværlig opgave at udføre, specielt uden fejl, da dette kan føre til problemer med skat og generelt utilfredse medarbejdere. Det indebærer typisk også store mængder af data indtastning – det er derfor perfekt for en kontorrobot! Se hvordan i eksemplet herunder.
Robottens steps:
- Robotten bliver ”startet” når der kommer en mail med en emne-titel på ”time ark” og et vedhæftet Excel dokument. Robotten åbner Excel dokumentet og tager indhenter korrekt data fra.
- Robotten åbner virksomhedens database, som f.eks. SAP, (Eller hvor det nu bliver registreret) og indtastes.
Udover de ovennævnte eksempler kan RPA så bruges indenfor HR til at sortere i store mængder af indsendte CV og faktisk også til at søge efter kandidater ud fra specifikke krav. RPA er også blevet brugt til at rapportere rejseomkostninger mm.
RPA kontorrobotter er ikke det eneste værktøj, som kan bruges indenfor HR til at automatisere. Der er dog utroligt mange processer som kan automatiseres med RPA, hvilket gør det til en god business case for mange virksomheder.
