RPA anvendes til at automatisere manuelle digitale repetitive processer. En RPA-robot kan udføre samme handlinger som et menneske kan på en pc. En af de helt unikke forcer for en RPA-robot er derfor, at robotten kan arbejde på tværs af systemer, selvom systemerne ikke er integrerede med hinanden samt arbejde i døgndrift.
Men det er ikke hvilke som helst processer RPA kan bruges til. Der er nogle meget fundamentale elementer processerne skal indeholde, for at det overhovedet kan lykkes at automatisere processerne med RPA. Derudover er der en del andre parametre, der skal være gældende, før processerne giver økonomisk mening.
Hvornår KAN en proces automatiseres?
For at en proces kan automatiseres med RPA kræver det at nogle fundamentale forhold er på plads. Det kræver:
At den ønskede automatiserede del er digital eller kan gøres digital
At der kan opstilles klare regler
Da RPA ikke decideret er kunstig intelligens, trods det at der kan anvendes kunstig intelligens i nogle af robottens delprocesser, betyder det at robotten ikke kan løse en opgave med uforudsete problemstillinger. Derfor er det essentielt at processen, der skal automatiseres, har klare regler. Samtidig er der tale om en softwarerobot. Den kan derfor ikke løse opgaver i den fysiske verden, eller aflæse data fra fysiske dokumenter, medmindre disse bliver digitaliseret på den ene eller anden måde.
Hvornår BØR en proces automatiseres?
Udover fundamentet for, hvornår en proces kan automatiseres, er der yderligere nogle parametre der er vigtige at tage højde for, når det vurderes hvorvidt en proces giver økonomisk mening at automatisere. Det er fx parametre som:
Hvorvidt processen er vigtig for forretningen
Hvorvidt processen tager lang tid
Om processen gentages hyppigt
Om der indgår flere systemer i processen
Om der skal manuelt indtastes eller beregnes i løbet af processen
Hvorvidt den anvendte data er digital og struktureret
Om processen er klart defineret og dokumenteret
Fordele og ulemper ved RPA
Ved at anvende RPA og generelt ved at automatisere diverse processer er der en række fordele at hente, der er dog også nogle ulemper der skal tages højde for. Nogle af fordelene er følgende:
Fordele
Der kan reduceres omkostninger ved at frigøre medarbejdere fra repetitive processer, hvilket også giver medarbejderne bedre mulighed for at arbejde med mere interessante og værdiskabende aktiviteter.
Effektivitet kan oversættes til engelsk på to måder, enten ‘effectivity’ eller ‘efficiency’. Kort fortalt hentyder den første til ‘at gøre det rigtige’ hvorimod det sidstnævnte hentyder til ‘at gøre rigtig meget’. Det er den sidstnævnte udgave af effektivitet RPA kan være med til at øge. En robot kan arbejde 24 timer i døgnet, samtidig med at den generelt kan arbejde hurtigere end et menneske. Det betyder at produktiviteten bliver
øget markant.
I forlængelse af ovenstående fordel, er det ikke kun i virksomhedens perspektiv medarbejdernes tid bliver mere effektiv. Det kan potentielt også reducere tiden for en kunde at få leveret eller udført en service.
Robotter laver generelt ikke fejl, medmindre der opstår hændelser de ikke er programmerede til at håndtere. Dette betyder at processernes regler vil altid blive overholdt, så der hverken forekommer tastefejl eller forglemmelser.
I et scenarie som det verden har været igennem i året 2020, hvor mange er blevet nødt til at blive hjemsendt og stoppe diverse arbejdsprocesser grundet COVID-19, har robotter ikke noget problem med at fortsætte deres arbejde. Det betyder at man som virksomhed vil blive mindre følsom overfor aktiviteter der sker i omverdenen. Det betyder således også, at hvis en nøglemedarbejder forlader sin plads, skal der ikke oplæres en ny medarbejder i alle de repetitive processer den foregående medarbejder sad med. Medarbejderne vil derfor fungere mere som vidensmedarbejdere.
Det er lettere at tracke hvilke aktiviteter og hvor mange aktiviteter en robot foretager sig, kontra hvor meget en medarbejder foretager sig. Det er derfor lettere at udarbejde nøjagtige analyser og få et overblik over hvilke processer der bliver eksekveret i virksomheden.
Ved at frigøre medarbejderne fra trivielle repetitive opgaver, kan medarbejderne koncentrere sig om mere kreative og problemløsende opgaver, som både typisk er langt mere interessante for medarbejderen samt mere værdiskabende for virksomheden. Dette kan resultere i en større motivation og bedre trivsel hos medarbejderen.
Grundet at robotter kan være aktive på hvilket som helst tidspunkt, kan der potentielt være højere tilgængelighed af virksomhedens services. Foretager en virksomhed en forholdsvis struktureret proces for at levere en service og skabe noget værdi for deres kunder, kan denne proces varetages af en robot i stedet. Kunderne vil derfor kunne få glæde af tilgængeligheden hver gang de har brug for servicen, i stedet for når medarbejderen har tid til at servicere kunden.
Ulemper
Når processerne skal implementeres i virksomheden, kræver det foranalyser, potentiel oplæring af medarbejdere og en potentiel ændring i virksomhedens kultur. Der er derfor de direkte monetære omkostninger ved undersøgelse, oplæring og udvikling af RPA-løsninger, men der er også de indirekte omkostninger som medarbejdernes utryghed og uvillighed til omstilling. Der kan være bekymringer for at miste arbejdspladser, hvilket virksomheden skal være klar til at imødekomme.
Efter processerne er udviklet og implementeret, kan der ske forandringer i de systemer robotterne interagerer med eller generelt i processens udførsel. Derfor er der brug for at vedligeholde processerne og opdatere RPA softwaren.
Der er potentiale for at man som virksomhed kan lide tab af faglige kompetencer. I tilfælde af at en medarbejder udvikler en robot til at udføre dennes proces, og efterfølgende forlader virksomheden, kan der være en risiko for at den viden der ligger bag, som eksempelvis hvorfor denne proces udføres og hvorfor den udføres på den eksakte måde, forsvinder sammen med medarbejderen.
Dette kan dog imødekommes ved at lave grundig dokumentering af hver proces.
Generelt kan man sige at der er betydeligt flere og tungere fordele end der er ulemper ved RPA. Når man starter som virksomhed med sit RPA arbejde, giver det rigtig god mening at tage de lavest hængende frugter først – og der vil det blive tydeligt hvor meget der kan optimeres og effektiviseres.
Spørgsmål eller andet?
Er du interesseret i en snak om hvordan RPA kan bruges i din organisation eller har du generelle spørgsmål om RPA er du velkommen til at give et skriv til os på:
Jeg håber du fandt artiklen interessant. Hvis du har feedback er du også velkommen til at skrive dette på ovenstående mail.
